[EDISI UTUSAN SAINS] Pengurusan dokumen berteknologi hijau

dauswq

SISTEM pengurusan sempurna berupaya mengurangkan masalah kesan rumah hijau.   


Sedarkah anda berapa batang pokok perlu ditebang bagi menghasilkan kertas yang digunakan setiap hari di pejabat?

Anda sewenang-wenangnya melemparkan kertas ke dalam tong sampah setelah tersalah cetak tanpa memikirkan ia merupakan satu pembaziran.

Malah, kertas yang dibazirkan tersebut juga meningkatkan kos operasi sesebuah syarikat jika rata-rata pekerja berterusan mengamalkan tabiat tersebut.

Bagi mana-mana pemilik syarikat, pastinya ia merupakan perkara yang seharusnya dielakkan demi menjamin kestabilan serta peningkatan mutu syarikat.

Namun, ia mungkin dapat diselesaikan jika syarikat beralih kepada sistem pengurusan dokumen yang lebih tersusun dan berteknologi hijau yang dibangunkan Ricoh (M) Malaysia Sdn. Bhd.


Pengurus Besar, Penyelesaian Teknologi, Ricoh (M) Malaysia Sdn. Bhd., Lim Chin Hian berkata, pengurusan dokumen dalam sesebuah syarikat amat penting dan ia merupakan nadi kepada kejayaan syarikat tersebut.

"Sama ada dalam bentuk cetakan mahu pun salinan digital, maklumat syarikat amat penting untuk didokumenkan.
"Justeru bagaimana kita mahu menyimpan segala dokumen tanpa perlu membazirkan kertas dan yang paling penting mengurangkan kos penggunaan kertas dan perkhidmatan cetakan," ujarnya.

Jelas Chin Hian, dengan menyerahkan sumber dokumentasi kepada Ricoh untuk diselenggarakan sesebuah organisasi tersebut bakal memperolehi kelebihan seperti kawalan yang lebih baik terhadap kos operasi dan meningkatkan produktiviti syarikat.
Malah, kebanyakan syarikat tidak menyedari kos tersembunyi itu, malah kos untuk cetakan boleh mencapai tiga hingga empat peratus daripada jumlah perolehan sesebuah syarikat.

Malah, aliran pencetakan masa kini dijangka meningkat saban tahun sebanyak tiga peratus dan ia akan terus meningkat.
Sebagai sebuah organisasi yang profesional dalam perkhidmatan menguruskan sistem dokumen sesebuah syarikat, Ricoh bukan sahaja menawarkan perkhidmatan malah lebih merupakan satu jalinan kerjasama antara rakan kongsi perniagaan.
"Kami mahu setiap syarikat yang mengunakan perkhidmatan pengurusan dokumen Ricoh dianggap sebagai rakan kongsi, bukan semata-mata pengendali perkhidmatan," ujarnya.

Justeru bagaimana pula perkhidmatan pengurusan Ricoh mampu membantu menyelamatkan alam sekitar?
Jelas Chin Hian, kebanyakan syarikat yang menjalankan apa jua jenis perniagaan tidak terlalu memikirkan tentang hal yang demikian.

"Justeru Ricoh hadir dengan satu sistem penyelesaian yang mampu menjimatkan penggunaan kertas untuk tujuan dokumentasi.
"Malah, proses pencetakan juga akan dikawal selia penggunaannya bagi memastikan hanya dokumen yang benar-benar perlu sahaja dicetak," katanya.

Selain itu, Ricoh turut memiliki strategi perniagaan yang mesra alam dan pada masa yang sama mampu meningkatkan keuntungan sesebuah syarikat.

Dikenali sebagai Ricoh Pay Per Page, ia dilihat mampu mengurangkan kesan rumah hijau atau carbon footprint yang telah lama menjadi isu kebanyakan pertubuhan bukan kerajaan (NGO) alam sekitar.

Selain membantu mengekalkan kehijauan bumi, sesebuah syarikat itu juga mampu mengurangkan kos produksi dokumen TCO ( Total Cost of Ownership).

Melalui sistem yang diperkenalkan, kos pencetakan dan penyalinan dokumen juga boleh dikurangkan sehingga 30 peratus tanpa memerlukan modal tambahan.

Ia juga mampu mengurangkan penggunaan tenaga (cetak bila perlu), penggunaan kertas serta pelepasan gas karbon dioksida (CO2).

Ricoh's Pay Per Page Green merupakan pendekatan secara fakta melalui pelaksanaan audit terhadap jumlah pelepasan gas CO2 setiap syarikat dan menjadikan TCO lebih telus.

Berdasarkan situasi tersebut, penggunaan tenaga (semakin banyak dokumen dicetak, semakin banyak kertas dan tenaga digunakan) dan kos operasi yang semakin berkurang sekali gus memasti kesan rumah hijau (carbon footprint) juga akan turut menyusut.

Mesra alam

Malah melalui laporan hijau yang disediakan oleh Ricoh, setiap pergerakan mahu pun operasi syarikat dalam proses mengoptimumkan keuntungan akan dikawal sehingga sasaran syarikat tersebut tercapai.

Proses tersebut akan melalui tiga fasa iaitu, proses audit dan analisis akan dilakukan terhadap jumlah pelepasan CO2 dan cetakan TCO.

Kedua, melalui perancangan bagaimana mahu mengurangkan jumlah pelepasan CO2 dan TCO, pada masa yang sama proses perniagaan terus dioptimumkan.

Yang terakhir, RICOH akan melakukan pengesahan berkala terhadap pengurangan CO2 and TCO kepada sesebuah syarikat.
Bagaimana RICOH mengira jumlah pengurangan CO2 and TCO kepada sesebuah syarikat?

Menurut Chin Hian, pihaknya turut bekerjasama dengan universiti tempatan yang menyediakan formula tertentu bagi mengira pengurangan tersebut berdasarkan penjimatan tenaga serta jumlah kertas yang digunakan dalam setiap proses dokumentasi sesebuah syarikat.

Melalui formula tersebut, semakin jimat kertas digunakan maka semakin kurang pokok akan digunakan untuk menghasilkan kertas seterusnya membantu mengekalkan alam sekitar.

Setiap syarikat yang menggunakan perkhidmatan RICOH bukan sahaja mampu mengurangkan kos mendokumentasi malah turut dipantau dalam aspek mengurangkan pelepasan gas CO2.

Apa yang pasti, kerjasama bersama Ricoh menjadikan perniagaan menjadi lebih mesra alam, kompetitif dan mampan.
Untuk maklumat lanjut anda juga boleh melayari laman web Ricoh di www.ricoh.com.my [email protected] untuk menjadikan perniagaan anda lebih mesra alam.

SUMBER: UTUSAN Melayu